“Iprox.open sluit perfect aan op onze Woo-wensen”

Bekijk ook de Woo Webinar met Marc Ypeij. Ontvang de video.

In mei 2022 trad de Wet open overheid in werking als vervanger van de Wet openbaar bestuur (Wob), die sinds 1980 bestond. Waar de Wob alleen informatie deelde op verzoek, introduceert de Woo een actieve manier van openbaar maken: informatie beschikbaar stellen zonder aanvraag. Marc Ypeij: “We waren gewend aan de Wob, maar actief openbaar maken was een compleet nieuwe uitdaging. En tegelijkertijd een mooie kans voor ons.”

In 2022 kreeg Marc de opdracht om het Woo-proces bij het waterschap in te richten. Aanvankelijk was de verwachting dat het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) een publicatie-oplossing zou bieden. Maar in december 2022 werd dat idee, op advies van het Adviescollege ICT-toetsing (Ac-ICT), van tafel geveegd.

Aansluiten op de Woo-index

Waterschap Limburg ging direct op zoek naar alternatieven. In eerste instantie overwoog het waterschap om alle Woo-publicaties op hun eigen website te plaatsen. “Al snel werd duidelijk dat de Woo veel te openbaren documenten zou opleveren, zeker wanneer je eenmaal goed op gang bent,” vertelt Marc. “De website bleek ongeschikt voor het verwerken van zo’n grote hoeveelheid data en bood geen toekomstbestendige oplossing. Conclusie: we gaan de Woo op een eigen platform onderbrengen.”

Maar waar moet zo’n platform dan aan voldoen? “We hadden een aantal belangrijke eisen. Het platform moest flexibel gekoppeld kunnen worden aan bronsystemen, zodat het goed aansluit op onze processen. In ons geval is dat zaaksysteem Govermaxx, maar als dat in de toekomst verandert, moet het platform ook met andere systemen kunnen werken. Daarnaast moest het gebruiksvriendelijk zijn en in staat om grote hoeveelheden documenten en complexe dossiers te verwerken.

“Ook wilden we dat de structuur en opbouw van dossiers, zoals die in het zaaksysteem ontstaat, wordt overgenomen door het platform. Schaalbaarheid was een cruciale factor, omdat de hoeveelheid Woo-publicaties alleen maar zal toenemen. Efficiëntie speelde een grote rol; we wilden dubbel werk zoveel mogelijk voorkomen.

Uiteraard moest het platform ook aansluiten op de Woo-index, wat misschien wel de grootste uitdaging was. Destijds konden de partijen die we spraken wel aansluiten op de Woo-index maar waren ze niet doorzoekbaar door de Crawlers ervan. Willen we toekomst vast zijn dan is dit wel een eis."

Koppeling met SharePoint

Met deze wensen ging Marc op pad. De zoektocht leidde al snel naar iprox, leverancier van de website en het CMS van Waterschap Limburg. “Iprox had net iprox.open gelanceerd; een doorontwikkeling van een publicatieplatform dat zij in 2022 voor Rijkswaterstaat maakten. Iprox.open sloot perfect aan op al onze wensen. In 2023 hebben we een Proof of Concept uitgevoerd en in januari 2024 zijn we definitief live gegaan.”

“We zijn erg tevreden met iprox.open. Het systeem is flexibel in te richten, zodat het naadloos aansluit bij onze processen. Ook hebben we samen met iprox een koppeling met SharePoint en ons zaaksysteem Govermaxx gerealiseerd, zodat we tijdens het interne proces alvast publicaties kunnen voorbereiden. Denk aan informatie koppelen aan de juiste categorieën en dossiers samenstellen. In de toekomst kunnen we ook alvast metadata toevoegen. Vervolgens publiceren of updaten we met één druk op de knop Woo-dossiers vanuit het zaaksysteem naar ons platform open.waterschaplimburg.nl.

“Dat is een toegankelijke site waar het publiek terecht kan om alle publicaties te vinden, bekijken en downloaden. Het maakt onderdeel uit van het pakket van iprox. Via de interface van iprox.open kunnen we alles makkelijk beheren, wijzigingen aanbrengen en ook handmatig nieuwe dossiers aanmaken. Veel vrijheid dus!”

Een uitdaging

Naast een krachtige publicatietool waarmee je aan de Woo-verplichting voldoet, gebeurde er nog iets binnen het waterschap. Marc: “Vanuit diverse afdelingen kreeg ik verzoeken of zij ook via het platform konden publiceren. Dat sluit natuurlijk mooi aan bij de geest van de Woo.”

Op dit moment staan verschillende informatiecategorieën en terinzageleggingen op open.waterschaplimburg.nl. Ook zijn de publicaties op Officiële Bekendmaking zichtbaar op het publicatieplatform van Waterschap Limburg. Het platform wordt stap voor stap uitgebreid met Woo-verplichte publicaties.

“We liggen op schema,” concludeert Marc. “We verwachten wel een piek in de werkdruk wanneer de informatiecategorie ‘Beschikkingen’ verplicht wordt, omdat dat heel veel publicaties zal vergen. Maar dankzij iprox.open zijn we goed voorbereid.”

Marc ziet nog wel een uitdaging, namelijk het breder verankeren van het openbaarmakingsproces binnen het waterschap. “We hebben nu een uitstekende tool voor openbaarmaking, maar straks moet informatie uit de hele organisatie op het platform terechtkomen vanuit het informatieknooppunt (IKP) van het waterschap. Hoe creëren we bewustzijn bij alle medewerkers? Hoe zorgen we ervoor dat zij eenvoudig informatie toegankelijk kunnen maken, terwijl ze ook rekening houden met zaken als anonimiseren en privacy? Het vergroten van het bewustzijn over het hele proces onder alle medewerkers is een uitdaging die nog voor ons ligt.

Vol vertrouwen

“Maar we kijken vooral vol vertrouwen naar de toekomst. We willen onze processen en het platform verder uitbreiden om ons te onderscheiden, door proactief meer informatie te delen. Open.waterschaplimburg.nl wordt zo dé centrale plek waar alles samenkomt, wat bijdraagt aan het versterken van het vertrouwen van burgers,” besluit hij trots.

Ten slotte nog een tip voor organisaties die nog moeten starten? “Mijn belangrijkste advies: begin gewoon en leer onderweg. Het hoeft niet meteen perfect te zijn. Kies een leverancier met een flexibele oplossing die aansluit op je interne proces. De Woo blijft in ontwikkeling, dus je hebt een platform nodig dat meebeweegt. Iprox.open biedt die flexibiliteit en is voor ons de ideale oplossing.”