Woo-publiceren in een handomdraai met iprox.open

De Woo bestaat globaal uit twee hoofdpijlers:

• Het verzamelen en duurzaam toegankelijk maken van overheidsinformatie.
• Het daadwerkelijk publiceren van deze informatie op een goed toegankelijk platform.

Iprox.open is een verzamel-, beheer- en publicatie-platform dat het Woo-proces enorm vereenvoudigt. Om te begrijpen hoe iprox.open dat doet, nemen we eerst de twee hoofdpijlers onder de loep.

Verzamelen en toegankelijk maken

De eerste pijler richt zich op het verzamelen van informatie en het duurzaam toegankelijk maken ervan. Dit is een proces dat in de organisatie plaatsvindt en waar verschillende mensen bij betrokken zijn. Uiteindelijk komen alle relevante documenten, op een gestructureerde en overzichtelijke manier, ergens samen.

Tijdens dit proces komt informatie veelal uit verschillende bronnen. Denk aan een Document Management Systeem (DMS), zoals SharePoint. Of een zaaksysteem, VTH-systeem of combinatie van meerdere systemen. Uiteindelijk wordt deze informatie samengevoegd tot een documentcollectie of dossier. Vaak is er nog sprake van lakken of pseudonimiseren, waarna het tijd is voor de volgende stap: publiceren.

Publiceren onder de Woo

Met publiceren bedoelen we het daadwerkelijke openbaar maken van Woo-documenten op een goed toegankelijk platform dat de bezoeker optimaal ondersteunt bij het vinden van de juiste informatie.

Hier komt iprox.open in beeld. Deze Woo-oplossing sluit namelijk naadloos aan op het interne proces, en dus op die eerste pijler. Als hub koppelt het met diverse bronnen, waardoor het verzamelen en beheren van documenten efficiënt verloopt. Bovendien voeg je met iprox.open eenvoudig de juiste Woo-categorie en metadata toe.

Met één druk op de knop maak je de informatie vervolgens openbaar op meegeleverd publicatieporataal, waar het publiek moeiteloos informatie vindt, inziet en downloadt. Inclusief automatische aansluiting op de Woo-index.

Dankzij deze applicatie creëer je dus één centraal, leverancier-onafhankelijk punt voor zowel het verzamelen als beheren én openbaar maken van Woo-publicaties.

Bovendien kan iprox.open worden ingezet voor andere publicaties. Je voegt namelijk eenvoudig categorieën toe, zodat er naast de Woo ook wordt voldaan aan de Wet Elektronische Publicaties (Wep). Of waarmee je een logische plek creëert voor bijvoorbeeld terinzageleggingen.

Wil je zien hoe iprox.open werkt? Maak vrijblijvend kennis en zie zelf hoe iprox.open het Woo-proces vereenvoudigt.

3 x hoe iprox.open helpt

Samengevat zijn dit de grootste drie voordelen van iprox.open:

1. Centrale hub voor documentbeheer

Iprox.open sluit aan op bestaande processen en werkt als een centrale hub waar Woo-informatie samenkomt. Door koppelingen met een DMS (zoals SharePoint), zaak- of VTH-systeem, verzamelt het naadloos documenten die je klaarzet voor publicatie. Koppel dossiers aan de juiste informatiecategorie en voeg verplichte metadata toe. De applicatie is bovendien leverancier-onafhankelijk; verandert intern het proces, dan verandert iprox.open mee.

2. Automatische publicatie en vindbaarheid

Publiceer documentcollecties op het meegeleverde publicatieplatform. Deze website is zo ontworpen dat bezoekers eenvoudig informatie vinden, inzien en downloaden. Alle publicaties komen automatisch op de Woo-index. En er is een link met DROP zodat ook officiële bekendmakingen zichtbaar worden op hetzelfde platform.

Met iprox.open zorg je dus voor een transparant portaal en ben je verbonden met de landelijke index systemen van KOOP.

3. Volgt de wetgeving dus je bent ontzorgd

Iprox.open volgt het Woo-beleid, zodat je als organisatie automatisch meeloopt met de laatste wet- en regelgeving. Daar hoef je zelf niets voor te doen. Dit ontzorgt en bevordert focus op jouw kernactiviteiten.

Tevreden gebruikers

Iprox.open is ontstaan uit het publicatieportaal van Rijkswaterstaat (RWS), dat iprox in 2022 ontwikkelde. Destijds zou PLOOI de publicatie-oplossing van de overheid worden, maar dat idee strandde eind 2022. Dit motiveerde iprox om iprox.open te ontwikkelen: een complete publicatie-oplossing voor de Wet open overheid. Inmiddels uitgegroeid tot een robuust en betrouwbaar systeem dat steeds meer organisaties gebruiken.

Samengevat

De Wet open overheid stelt hoge eisen aan het verzamelen en publiceren van overheidsinformatie. Iprox.open biedt een complete oplossing die organisaties helpt om aan deze eisen te voldoen.

Met efficiënte documentverzameling, automatische publicatie en voortdurende aanpassing aan de wetgeving, zorgt iprox.open voor een transparante en toegankelijke overheid.

Organisaties die de applicatie gebruiken merken de voordelen van een gebruiksvriendelijke en betrouwbare oplossing die hen ontzorgt in het Woo-proces.

Meer weten? Neem contact met ons op om te zien hoe iprox.open jullie Woo-processen kan versimpelen.