Tom Dalderup: Digitaliseren met een mensgerichte aanpak

Samenwerking met Rijkswaterstaat: een vliegende start

In 2022 kruisten de paden van Tom en iprox elkaar voor het eerst bij Rijkswaterstaat (RWS), waar hij als projectleider de digitale informatiehuishouding onder handen nam. Iprox is de vaste webpartner van RWS.

"Mijn opdracht was helder: zorg voor een transparant platform waarmee burgers eenvoudig toegang krijgen tot informatie, zoals vergunningen die ter inzage liggen en later ook Woo-documenten," vertelt Tom. "RWS had hier nog geen oplossing voor, maar de Wet elektronische publicaties maakte zo’n platform noodzakelijk," licht hij toe.

De Wep heeft als doel burgers digitaal te informeren over voorgenomen overheidsbesluiten. Door besluiten digitaal beschikbaar en doorzoekbaar te maken, krijgen burgers meer inzicht in de impact op hun leefomgeving.

Bij RWS ontbrak een eigen platform om dergelijke informatie volledig te publiceren, terwijl dit vanwege de frequentie en omvang voor hen essentieel is.Het project met Tom leidde tot de ontwikkeling van het Rijkswaterstaat Publicatie Platform (RPP), een systeem dat iprox realiseerde.

"Het mooie aan dit project was de synergie tussen techniek en proces. Wij zorgden ervoor dat werkelijk alle stappen – van interne verwerking tot publicatie – naadloos op elkaar aansloten. Zo’n publicatie begint namelijk intern, met documenten die uit verschillende afdelingen samen moeten komen. Het platform maakt dus niet alleen informatie toegankelijk, maar stimuleert ook goede interne processen."

1-0 voorsprong op de Woo

Op dat moment kwam ook de Wet open overheid (Woo) steeds dichterbij. Het RPP bood een solide basis om de transparantie verder uit te breiden. "Dankzij dit project beschikte Rijkswaterstaat al over een eigen publicatieplatform toen de Woo in werking trad. Toen het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) nog niet operationeel was, kon RWS daardoor eenvoudig documenten publiceren via het eigen platform," aldus Tom.

Toen eind 2022 het documentenplatform PLOOI werd stopgezet, werd het Rijkswaterstaat Publicatie Platform dé centrale locatie voor Woo-documenten van RWS.

“We konden dit snel realiseren omdat de interne processen al naadloos aansloten op het publicatieproces via de oplossing van iprox. Dit project laat zien dat een proactieve aanpak van wet- en regelgeving niet alleen helpt om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, maar ook leidt tot duurzame verbeteringen in werkprocessen die breder toepasbaar zijn," aldus Tom.

De digitale transformatie in de publieke sector

De samenwerking met Rijkswaterstaat is een belangrijk hoofdstuk in Toms carrière, maar zijn expertise gaat verder dan dat. Als adviseur en interim-manager focust hij op duurzame digitale transformatie. Zijn aanpak combineert strategisch inzicht, praktische toepasbaarheid en een sterke focus op de menselijke factor.

"Ik zie vaak dat organisaties meteen de nieuwste technologie willen implementeren, zonder stil te staan bij de menselijke impact. Maar echte digitalisering begint met verbinding: tussen mensen, processen en technologie," legt Tom uit.

Een voorbeeld hiervan is Toms opdracht om de workflow rondom TT888-ondertiteling bij de NPO te verbeteren. Het systeem automatiseerde de verwerking van opdrachten door deze direct uit de metadata van uitzendingen te destilleren. Daarnaast voorspelde workflowtool SIEN met AI de verwachte werkdruk op basis van de gegevens en historische trends.

Het resultaat:

• Efficiëntie: Minder handmatige processen en een betere taakverdeling.
• Voorspelbaarheid: Accurate werkdrukvoorspellingen, waardoor pieken beter beheersbaar werden.
• Inzicht: Redactieteams kregen een helder overzicht van prioriteiten en werklast.

"Dit project bracht rust en overzicht in een dynamische omgeving, wat zowel de kwaliteit als het werkplezier verbeterde," aldus Tom Dalderup.

Een MBA als strategisch kompas

Tom helpt niet alleen organisaties. Hij is ook bestuurslid bij de KNVI, de Koninklijke Nederlandse Vereniging van Informatieprofessionals. Deze vereniging bevordert de ontwikkeling van informatieprofessionals op allerlei manieren.

Tegelijkertijd probeert hij om ook zelf te blijven leren en ontwikkelen. Tom ging daarom terug de schoolbanken in voor een MBA. Dit jaar studeerde hij af met een afstudeeronderzoek over informatieprocessen en transparantie binnen de overheid; een hot topic nu de Wet open overheid stapsgewijs wordt uitgerold.

Deze ervaring heeft zijn strategische visie verder aangescherpt. "De MBA heeft me geholpen om digitale transformatie nog beter te koppelen aan organisatieontwikkeling. En het bevestigde mijn visie dat kleine interventies een grote impact kunnen hebben. Het gaat echt niet alleen om grote systemen, maar om het bouwen van vertrouwen en het creëren van draagvlak binnen teams," aldus Tom.

"In complexe omgevingen zoals de overheid is het cruciaal om zowel top-down als bottom-up te werken. Alleen dan kun je echt verandering realiseren."

De Wet open overheid als katalysator

Zijn ervaring als projectmanager, gecombineerd met zijn afgeronde MBA, maakt Tom een waardevolle expert op het gebied van de Wet open overheid. Een wet die hij niet alleen als een verplichting ziet, maar vooral als een kans om de dienstverlening van de overheid te moderniseren.

"De Woo dwingt organisaties om kritisch naar hun informatieprocessen te kijken. Het gaat om meer dan alleen voldoen aan de wet; het biedt een kans om efficiënter en transparanter te werken," legt hij uit. "Het begint met een duidelijke strategie, maar succes hangt af van de mensen die het uitvoeren. Open by design, Publiceren én archiveren op een manier die begrijpelijk en bruikbaar is."

Gevraagd naar een voorbeeld zoomt Tom in op de metadata die verplicht is bij de Woo. Uit zijn onderzoek blijkt namelijk dat het gebruik van gestandaardiseerde metadata cruciaal is om Woo-publicaties te stroomlijnen. Metadata maakt documenten sneller doorzoekbaar, overzichtelijk geordend en consistent beschikbaar, wat essentieel is voor transparantie en vertrouwen in overheidsinformatie. 
 
Maar in de praktijk is dit niet altijd even eenvoudig, ziet Tom. De mensen die hiermee werken lopen vaak tegen uitdagingen aan zoals inconsistente invoer, gebrek aan integratie tussen systemen en variaties in interpretatie van metadata-standaarden.

"Het gaat echt om die synergie tussen techniek en proces waarin je alle betrokkenen weet te verbinden. Als je deze puzzel kan leggen, ben je echt goed op weg met de Woo."

Meld je aan voor het webinar

Tijdens het iprox-webinar zal Tom zijn aanpak en nog meer inzichten delen over digitale transparantie. Hij belooft praktische handvatten en inspirerende voorbeelden te geven uit zijn onderzoek. "Ik kijk ernaar uit om anderen te helpen hun organisatie naar een hoger niveau te tillen. Digitaliseren is geen doel op zich, maar een middel om duurzame resultaten te behalen”.

Het webinar biedt deelnemers ook de kans om een exclusieve Woo-workshop met Tom te winnen. Hierin helpt hij deelnemers om concrete stappen te zetten naar proactieve openbaarheid.

Lees hier meer en meld je aan.