“Dankzij iprox.open zijn we goed op weg met de Woo”

Bekijk ook het Woo Webinar met Odyl Zwienenberg. Ontvang de video.

De overheid digitaliseert in rap tempo. Data stroomt van het ene proces naar het andere, en de eisen aan digitale dienstverlening blijven zich ontwikkelen. Tegelijkertijd stelt de Wet open overheid (Woo) dat dit alles transparant moet gebeuren.

De Woo, die sinds mei 2022 van kracht is en de Wet openbaar bestuur (Wob) vervangt, heeft een belangrijke verschuiving teweeggebracht. Waar de Wob alleen informatie deelde op aanvraag, verlangt de Woo dat overheidsinformatie actief openbaar wordt gemaakt. Kort gezegd: informatie moet beschikbaar zijn zonder dat iemand erom vraagt.

Cruciaal punt

Bij waterschap Vechtstromen zijn ze meteen voortvarend aan de slag gegaan met de Woo. Odyl Zwienenberg, communicatieadviseur en nauw betrokken bij de implementatie, vertelt: “We hebben de Woo ondergebracht in ons project ‘Implementatie Digitale Overheid’. Daar vallen ook andere wetgevingen onder, zoals de Wmebv, Archiefwet, Wep, Wdo en Who.

“Het doel is om ons waterschap transparanter te maken en te zorgen dat onze overheidsinformatie voor iedereen toegankelijk is. Dit betekent dat wij ernaar streven dat vrijwel alle informatie op termijn openbaar is, tenzij er specifieke redenen zijn om dat niet te doen. Daarbij is het essentieel dat onze informatiehuishouding goed georganiseerd is en voldoet aan de eisen voor geordende en toegankelijke informatie.”

Odyl benoemt hiermee een cruciaal punt waar veel organisaties mee worstelen: het organiseren van de digitale informatiehuishouding. Hier komt alle informatie uit verschillende afdelingen en processen samen om uiteindelijk via een publicatie-oplossing openbaar te worden gemaakt.

Proces en uitdagingen

Odyl: “Voor ons blijft het een enorme uitdaging om alles achter de schermen op orde te krijgen. Het gaat om zaken als vaststellen wie de proceseigenaren zijn en in kaart brengen hoe informatiestromen lopen, inclusief de betrokkenen. We besteden ook veel aandacht aan het bewustmaken van collega’s over welke informatie actief en passief openbaar moet worden gemaakt. Daarbij is het belangrijk dat ze tijdig een juridische check uitvoeren op de documenten.

“Dit alles biedt ook kansen, zoals nadenken over hoe technologie zoals AI kan helpen in het Woo-proces, zowel aan de achterkant als de voorkant.

“Voor de categorieën die per 1 november gepubliceerd moesten zijn, hebben we processen ingericht en verantwoordelijken benoemd. Voor de komende categorieën zijn we daar mee bezig. Hiernaast spannen we ons in om alle informatie op orde te brengen. Dit brengt een andere manier van werken met zich mee voor teams en individuele medewerkers. En dat heeft hier en daar wat tijd nodig. Maar we komen er wel.”

Tijdens het ontwikkelen van deze processen diende zich nog een uitdaging aan: het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI) werd stopgezet. PLOOI zou het centrale platform worden voor Woo-publicaties, maar eind 2022 kwam dit project tot een einde. Overheidsorganisaties moesten zelf een manier vinden om informatie openbaar te maken.

Odyl: “We zijn toen meteen gaan kijken of we zelf konden publiceren op onze website. Maar vroegen ons al snel af of dit haalbaar was, gezien de grote hoeveelheden data. Toen hebben we iprox gevraagd om met ons mee te denken; dat bleek een schot in de roos.”

Samenwerking met iprox.open

Met dit schot verwijst Odyl naar het Rijkswaterstaat Publicatie Platform, een project dat iprox kort daarvoor had ontwikkeld. Inclusief een prominente plek voor Woo-publicaties. Kort nadat PLOOI werd stopgezet, ging dit platform van Rijkswaterstaat (RWS) live. RWS was blij dat zij meteen hun eigen Woo-publicatieplatform hadden. En iprox ontwikkelde dit concept vervolgens door tot een volwaardige publicatieoplossing voor de overheid, genaamd iprox.open.

“Begin 2023 gingen we met iprox in gesprek en in juni dat jaar kwam waterschap Vechtstromen met hun eigen Woo-platform op iprox.open, open.vechtstromen.nl. Hier publiceren we bekendmakingen, ter inzageleggingen, Woo-verzoeken, organisatiegegevens en contactinformatie.

“iprox.open sluit goed aan op ons interne proces. Hoewel we daar nog volop mee bezig zijn, is het platform flexibel genoeg om zich aan te passen en mee te groeien. Het maakt het eenvoudig om publicaties aan te maken en grote hoeveelheden data in één keer te uploaden, inclusief de mappenstructuur van het Woo-dossier. Bezoekers kunnen documenten of hele dossiers in één keer downloaden. Daarnaast koppelt het platform automatisch aan de Woo-index en worden publicaties op officielebekendmakingen.nl ook weergegeven op ons eigen platform.”

Uitdagingen en toekomstplannen

Waren er geen obstakels in het publicatieproces? “Zeker wel”, lacht Odyl. “Eén van de grootste uitdagingen is om onze digitale informatiehuishouding helemaal op orde te krijgen. We moeten ervoor zorgen dat alle documenten duurzaam toegankelijk blijven en voldoen aan de WCAG-richtlijnen voor digitale toegankelijkheid. Dit houdt in dat we zo min mogelijk PDF’s op onze website willen gebruiken, maar de Woo vereist vaak juist publicatie in PDF-formaat. Daar ligt dus nog een uitdaging.

“Met de implementatie van ons nieuwe zaaksysteem maken we weer een stapje. Dan worden documenten aangemaakt via een sjabloon in SmartDocuments. Om ervoor te zorgen dat we ook op ons Woo-platform voldoen aan de WCAG-richtlijnen maken we de sjablonen digitaal toegankelijk, zodat we onze publicaties toegankelijk kunnen gaan aanbieden.

Waterschap Vechtstromen ligt goed op schema. Hoewel de eerste vijf Woo-categorieën pas in november verplicht werden, publiceert het waterschap al geruime tijd op open.vechtstromen.nl. Maar er is nog genoeg werk aan de winkel.

“We hebben nog genoeg te doen,” bevestigt Odyl. “De eerste Woo-categorieën hebben we ruim voor de deadline gepubliceerd, en we werken al aan de volgende categorieën voor 2025.

“We willen ook onze collega’s verder opleiden, zodat zij zelf dossiers kunnen aanmaken en publiceren. Ook zorgen we dat er tijdig juridische checks plaatsvinden. Verder zijn we bezig met de koppeling van het platform aan ons nieuwe zaaksysteem, dat we in 2025 in gebruik nemen. Dit zal ons helpen om Woo-verzoeken efficiënter te verwerken en dubbel werk te voorkomen.

“Mede dankzij onze samenwerking met iprox en iprox.open zijn we al een goed eind op weg.”

Bedankt Odyl!