1 jaar Woo-index; zo sluit je er eenvoudig op aan

De Wet Open Overheid komt goed op gang. Steeds meer overheidsorganisaties gaan aan de slag met documenten verzamelen, toegankelijk maken en publiceren. Dat is ook nodig, want op 1 november 2024 komt er meer druk op de ketel. Dan moeten 5 van de 17 informatiecategorieën verplicht openbaar worden gemaakt. Er is een hoop te doen.

Wie bovenstaand voor elkaar heeft, moet ook zichtbaar worden op de Woo-index; een platform dat een jaar geleden werd gelanceerd. Maar wat is dat eigenlijk, en waar dient het voor?

Wat is de Woo-index?

De Woo-index is een centraal zoekplatform dat documentcollecties die bestuursorganen elders op internet publiceren, samenbrengt. Een soort Google-zoekmachine speciaal voor Woo-publicaties. Het maakt overheidsinformatie toegankelijker en bevordert transparantie, wat bijdraagt aan een betere democratische controle en betrokkenheid van burgers.

Deze index, die op 19 juni 2023 live ging, biedt zoekfunctionaliteiten waarmee Woo-documenten centraal vindbaar zijn.

Eenvoudig publiceren onder de Woo kan met iprox.open. Binnen 2 weken is het geregeld!
Maak hier vrijblijvend een afspraak voor meer informatie en een demo.

Er was ooit een plan om Woo-documenten centraal te publiceren, op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Dat project werd eind 2022 gestopt. Overheidsorganisaties zijn nu zelf verantwoordelijk voor hun publicatieportaal.

Dankzij de Woo-index komen alle publicaties toch samen in één zoekmachine. Hiervoor moet het publicatieplatform van jouw organisatie wel goed zijn ingericht, zodat de zoekmachine hem kan indexeren.

Zichtbaar worden op de Woo-index

Zichtbaar worden op de Woo-index gebeurt dus niet vanzelf. Het is belangrijk dat je een aantal zaken voor elkaar hebt.

Allereerst moet je de publicatie voorzien van 1 van de 17 informatiecategorieën. Het verschilt per type overheidsorganisatie in welke categorieën je moet publiceren.

Per 1 november 2024 moeten de eerste vijf informatiecategorieën verplicht openbaar worden gemaakt. Dit betreft:

1. Wetten en algemeen verbindende voorschriften
2. Overige besluiten van algemene strekking
3. Organisatie en werkwijze
4. Bereikbaarheidsgegevens
5. Vergaderstukken Staten-Generaal

Daarnaast moet elke publicatie metadata meekrijgen. Dit zijn velden met aanvullende informatie over de publicatie, voor betere vindbaarheid in de Woo-index. Het meegeven van metadata is verplicht en de kaders worden bepaald door Kennis- en exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK).

De metadata moet zodanig worden aangeboden dat de Woo-index publicatieplatformen kan scannen en indexeren.

Totaaloplossing voor de Woo

Met de naderende deadline voor de verplichte openbaarmaking van de eerste 5 informatiecategorieën, neemt de druk om hier mee aan de slag te gaan toe.

Iprox.open biedt uitkomst. Deze oplossing werkt als verzamel-, beheer- en publicatietool zodat overheidsorganisaties heel eenvoudig kunnen voldoen aan de eisen van de Woo. Inclusief aansluiting op de Woo-index. Het zorgt er bovendien voor dat organisaties goed zijn voorbereid op de toekomst.

Daarnaast ondersteunt iprox.open bij het beheren en publiceren van informatie volgens de nieuwste ontwikkelingen en richtlijnen, waardoor overheidsorganisaties altijd in lijn blijven met de wetgeving en best practices. Binnen 2 weken kan jouw organisatie al voldoen.

Voordelen van Iprox.open op een rij:

1. Complete totaaloplossing: Iprox.open biedt een bewezen totaaloplossing voor het verzamelen, beheren en publiceren van omvangrijke Woo-dossiers. Het zorgt voor een gestroomlijnd proces en vermindert de werklast voor overheidsorganisaties.
2. Integraties met diverse bronnen: Iprox.open koppelt naadloos met bronnen zoals Document Management Systemen (DMS), zaaksystemen, VTH-systemen en SharePoint, waardoor informatie eenvoudig en efficiënt  uit verschillende bronnen kan worden verzameld en gepubliceerd.
3. Automatisch aansluiten op de Woo-index: alle gepubliceerde informatie wordt direct beschikbaar op de Woo-index, zonder extra stappen te ondernemen. Het zorgt voor een naadloze integratie met de bestaande processen en vergemakkelijkt het naleven van de Woo.
4. Eindgebruiker centraal: Publicaties worden automatisch zichtbaar op een meegeleverd platform waar de eindgebruiker eenvoudig dossiers kan zoeken, inzien en downloaden.
5. Ontzorgen en ontwikkeling: Iprox.open ontwikkelt continu mee met het landelijke beleid en ontwikkelingen op het gebied van informatiecategorieën en metadata. Dit betekent dat gebruikers altijd in lijn zijn met de nieuwste eisen en richtlijnen, zonder zich daar zelf zorgen over te hoeven maken.

Kortom, terwijl de Woo-index haar eerste verjaardag viert, is het essentieel dat overheidsorganisaties de juiste tools en strategieën hebben om aan de toenemende eisen van transparantie en openbaarheid te voldoen. Iprox.open biedt deze oplossing, waardoor organisaties niet alleen voldoen aan de huidige verplichtingen, maar ook klaar zijn voor toekomstige uitdagingen.

De combinatie van eenvoud, efficiëntie en continue ontwikkeling maakt Iprox.open de ideale partner voor overheidsorganisaties die streven naar maximale transparantie en naleving van de Wet Open Overheid.